内容来源：https://lifehacker.com/tech/10-hacks-every-google-drive-user-should-know?utm_medium=RSS

内容总结：

谷歌云端硬盘（Google Drive）作为谷歌工作区用户存储、整理和共享文档、表格及多媒体文件的核心工具，其重要性不言而喻。为了帮助用户更高效地管理文件并充分利用其协作功能，以下整理了10个实用隐藏技巧：

一、善用快捷方式而非复制文件，节省存储空间。当同一文件需归入多个文件夹（如多个项目）时，无需移动或复制多份占用空间，只需在目标位置创建快捷方式。操作方式为右键点击文件，选择“整理”>“添加快捷方式”并指定目标文件夹，即可在保留原文件的同时实现多位置访问，且所有协作者仍可基于同一实时版本工作。

二、巧用网址快捷指令快速新建文件。在浏览器地址栏输入“doc.new”“sheet.new”或“slide.new”，即可自动在您的主账户下创建新的文档、表格或演示文稿。若同时登录多个谷歌账户，可在指令后添加“/1”“/2”“/3”等数字，指定使用特定账户，省去多次点击新建的繁琐步骤。

三、修改分享链接后缀，强制他人创建副本。将文件分享链接末尾的“/edit”或“/view”替换为“/copy”，对方打开链接时会被提示“创建副本”，而非直接查看或编辑原始文件。该功能特别适合共享模板、清单等需要他人编辑但需保留母版的内容。

四、上传新版本覆盖旧文件，保持原分享链接不变。对于PDF、图片、视频等非谷歌原生格式文件，更新版本时无需重新分享，只需右键点击文件，选择“管理版本”>“上传新版本”，即可在同一下载链接下更新内容，确保所有已获取链接的协作方看到最新版本。

五、锁定文件为只读模式，防止意外修改。分享最终版本时，若需防止他人（或自己）误编辑，可右键点击文件，选择“文件信息”>“锁定”。此操作比转为PDF或逐一调整权限更快捷，但需注意锁定后自身亦无法编辑，直至解除锁定。

六、启用上传自动转换功能，兼容微软格式。在“设置”>“常规”中，滚动至“上传”部分，开启“将上传的文件转换为谷歌文档编辑器格式”。此后，接收到的.docx、.xlsx、.pptx等文件将自动转换为谷歌格式，省去手动转换的步骤，尤其适合频繁接收微软办公文件的用户。

七、在图片或PDF上直接添加评论，提升设计反馈效率。在预览模式下打开图片或PDF，点击顶部“评论”图标，可框选任意区域并留下批注，无需下载到其他软件即可针对视觉布局提供具体反馈。

八、利用高级搜索运算符快速定位文件。对于文件繁多、难以整理的云端硬盘，可搜索栏中输入“type:”“owner:”“before:”或“after:”等关键词，并附加具体参数（如文件类型、所有者、日期），快速缩小搜索范围，找到遗忘名称的旧文件。

九、创建自定义项目“枢纽”，集中访问相关文件。付费工作区用户可使用“优先”标签页，将云端任意位置的最多25个文件汇总一处而无需移动原件；免费用户可通过为文件加星标，或创建主文档（使用“@”菜单嵌入文件卡片）实现类似功能。此举适合工作项目或特定行程的资料整合。

十、利用内置扫描功能快速数字化纸质文件。谷歌云端硬盘应用内置扫描功能，iPhone和安卓用户均可通过摄像头直接扫描收据、合同等纸质材料，经系统自动优化后，可命名、选择保存位置并上传，扫描件与普通文件一样支持搜索，无需另装其他扫描应用。

中文翻译：

作为您Google账户中（几乎）所有文件的存储中心，Drive是Workspace用户保存、整理和共享文档、电子表格及媒体文件的关键工具。为了让您的Drive保持井井有条并充分利用其协作功能，请使用以下10个隐藏技巧。

用快捷方式代替复制文件以节省存储空间
如果您在整理Drive时需要让同一个文件从多个文件夹中都能访问——比如跨多个项目使用——您不必移动它或创建多个副本，那样会占用存储空间，还会导致不同团队的协作者无法在同一实时版本上工作。相反，将原文件留在原处，在其他位置创建快捷方式即可。右键点击任意Drive文件弹出选项菜单，然后选择“整理”>“添加快捷方式”，再选择目标文件夹即可。

使用URL快捷方式快速创建指定账户的新文件
URL快捷方式能大幅节省创建新Drive文件（尤其是文档、表格和演示文稿）的时间，特别是当您同时登录多个Google账户（如工作账户和个人账户）时。当您在地址栏输入doc.new、sheet.new或slide.new时，系统会自动在您的主账户下创建新文件。添加/1、/2、/3等后缀可指定您要使用的账户。这免去了为新建文件而进行多次点击的麻烦。

使用修改后的共享链接自动创建副本
另一个URL快捷方式可以强制共享文件的接收者创建副本，而不是获得原文件的查看或编辑权限。这在共享模板、清单和其他需要用户编辑但需保留主版本的材料时非常方便。只需将共享链接末尾的/edit或/view替换为/copy，接收者打开时就会被提示“创建副本”。

上传新版本覆盖现有文档而不更改共享链接
Google原生文件在编辑时会实时更新，所有协作者都能看到变化，但PDF、图片和视频的新版本需要重新共享——除非您覆盖原文件。右键点击任意非Google格式文件，进入“管理版本”>“上传新版本”，即可保持同一共享链接进行更新。

将文件锁定为只读模式以防止进一步编辑
如果您想共享Drive文件的最终版本，但防止接收者编辑——无论是有意还是无意——您可以将其锁定为只读模式。这比转换为PDF或为不同用户管理权限更快。右键点击文件弹出选项菜单，然后进入“文件信息”>“锁定”。（请注意，在解锁文件之前您自己也无法进行编辑。）

启用上传转换功能，将.docx文件转为兼容的Google格式
另一个省去多次点击的功能是将外部文件自动转换为Google格式。如果您经常收到Microsoft用户发送的.docx、.xlsx或.pptx格式文档，这尤其有用。无需每次都手动转换，前往“设置”>“常规”，向下滚动到“上传”，开启“将上传的文件转换为Google文档编辑器格式”即可。

为PDF中的图片添加评论框以直接反馈
可编辑的Drive文件允许您轻松高亮文本并添加评论，但您也可以在预览模式下对其他类型文件进行同样的操作，这对于在不下载到单独程序中打开的情况下对视觉效果、版式和设计提供反馈非常有用。双击打开任意图片或PDF预览，点击顶部的“评论”图标。选中您要反馈的区域并添加评论即可。

使用高级搜索运算符快速查找被埋没的文件
我个人Drive里的文件有点乱，导致很难在不滚动一长串未整理项目列表的情况下找到那些忘了名字的旧文件。高级搜索运算符是解决方案的一部分，因为它们允许您按文件类型、所有者和日期进行筛选。在搜索栏中输入type:、owner:以及before:或after:等术语，后跟您的参数即可。

创建自定义项目中心以快速访问相关文件
Drive的组织结构非常基础——它会在“首页”标签中显示建议的文件和文件夹，但“我的云端硬盘”标签默认按字母顺序排列，并提供按修改日期排序的选项。您显然可以创建文件夹并移动文件（包括使用上面提到的快捷方式技巧），但创建一个动态的“中心”来快速访问相关文件（如某个工作项目或某次度假）也很有用。付费Workspace用户有一个“优先”标签，可以从Drive任意位置汇总最多25个文件，而无需将其从原位置移走。免费用户可以将项目加星，或创建一个主Docs文件并使用“@”菜单嵌入文件卡片。

使用Drive扫描功能快速数字化收据和纸质文档
您实际上不需要再安装另一个文档扫描应用：Google Drive内置了该功能，iPhone和Android用户都可以直接使用设备相机将纸质材料快速数字化到Drive。打开Drive应用，选择“扫描”图标或（+），然后点击“扫描文档”。Google会进行轻度优化，然后您可以选择文件名和存储位置并点击“上传”。之后，您扫描的收据、合同和其他文件就可以像Drive中的其他文件一样被搜索到。

英文来源：

As the hub for (almost) all files stored in your Google Account, Drive is a critical tool for Workspace users to save, organize, and share documents, spreadsheets, and media. To keep your Drive organized and make the most of its collaboration features, use these 10 hidden hacks.
Add shortcuts instead of duplicating files to save storage space
If you're organizing Drive and need a single file to be accessible from multiple folders—such as across several projects—you don't need to move it or create multiple copies, which takes up storage space and prevents collaborators across separate teams from working in the same live version. Instead, leave the original where it is and create shortcuts in other locations. Right-click on any Drive file to bring up the options menu, then go to Organize > Add shortcut and select the destination folder.
Use URL shortcuts to quickly create account-specific new files
URL shortcuts are huge timesavers for launching new Drive files—Docs, Sheets, and Slides specifically—especially if you're logged into multiple Google Accounts, such as work and personal, at the same time. When you type doc.new, sheet.net, or slide.new into your address bar, a new file will automatically be created under your primary account. Add /1, /2, /3 etc. to specify which account you want to use. This prevents multiple clicks just to get a new file started.
Use modified shareable URLs to automatically create copies
Another URL shortcut allows you to force shared file recipients to create a copy rather than gaining view or edit access to the original. This is handy for sharing templates, checklists, and other materials that users will need to edit while preserving the master version. Simply replace /edit or /view at the end of the sharing link with /copy, and recipients will be prompted to "Make a Copy" upon opening.
Upload new versions to overwrite existing docs without changing the sharing link
Native Google files update in real time when edited, allowing all collaborators to see changes, but new versions of PDFs, images, and videos have to be reshared—unless you overwrite the original. Right-click on any non-Google file and go to Manage versions > Upload new version to keep the same sharing link for the update.
Lock files in read-only mode to prevent further edits
If you want to share the final version of a Drive file but prevent recipients from making edits—either accidentally or on purpose—you can lock it in read-only mode. This is quicker than turning it into a PDF or managing permissions for different users. Right-click on the file to pull up the options menu, then go to File information > Lock. (Note that you will also be unable to make edits until you unlock the file.)
Enable upload conversions to make .docx files into compatible Google files
Another feature that saves a few clicks is auto-conversion of external files into Google formats. This is especially useful if you frequently receive documents from Microsoft users in .docx, .xlsx, or .pptx formats. Instead of manually converting each time, go to Settings > General, scroll down to Uploads, and toggle on Convert uploads to Google Docs editor format.
Add comment boxes to images in PDFs for direct feedback
Editable Drive files allow you to easily highlight and leave comments on text, but you can do the same for other files while in preview mode, which is useful for providing feedback on visuals, layouts and design without downloading and opening in a separate program. Double-click to open any image or PDF preview and tap the Comment icon at the top. Select the area you want to leave feedback on and add your comment.
Use advanced search operators to quickly find buried files
My personal Drive is a bit of a mess, making it hard to find older files I've forgotten the names of without scrolling back through a very long list of unorganized items. Advanced search operators are part of the solution because they allow you to narrow down by file type, owner, and date. Enter terms like type:, owner:, and before: or after: into the search bar followed by your parameters.
Create a custom project hub for easy access to related files
Drive's organizational structure is very basic—it'll show you suggested files and folders on your Home tab, but the My Drive tab is alphabetical by default with options for sorting by date modified. You can obviously create folders and move files around (including with the shortcuts hack described above), but it may also be useful to create a dynamic "hub" for quick access to files that are related, such as for a work project or a specific vacation. Paid Workspace users have a Priority tab, which collates to 25 files from anywhere in Drive without moving them from their original locations. Free users can star items or create a master Docs file and embed file tiles using the "@" menu.
Use the Drive scanner to quickly digitize receipts and printed documents
You don't actually need yet another app for document scanning: Google Drive has that feature built in, so both iPhone and Android users can quickly digitize printed material to Drive simply by using their device's camera. Open the Drive app and select the Scan icon or the (+), then hit Scan document. Google will make minor enhancements, then you can select the name and destination and hit Upload. From there, your scanned receipts, contracts, and other files are searchable just like anything else in your Drive.